İşyerleri için evrak ve kayıtların arşivlenmesi son derece ehemmiyetli bir çalışmayı birliktesi getiriyor. Tertipli bir arşiv yapabilmek için sunum dosyası ve muhasebe kayıtları gibi tüm evrakların emin gruplara ufalaması ve arşiv çalışmasının bu yönde yapılması gerekiyor. Zaman zaman arşivden dokümanın çıkarılması ve yine aynı yere konabilmesi için arşivleme çalışmasında numaralandırma yapılması da gerekiyor.
Arşivleme Yaparken Hangi Hususlara Dikkat Edilmeli?
Öncelikle mali defterlere de kaydı yapılması gereken belgelerin ayrı olarak arşivlenmesi gerekir. Bu evrakların tarih sırasına göre sıralanması, dikkat edilmesi gereken bir öteki husus olabiliyor. Muhasebe alanında değerlendirilmesi gereken dokümanlar ile mali deftere kaydı yapılan belgelerin birbirine karıştırılmaması gerektiğinden her iki grupta olması gereken belgelerin fotokopi ile arttırılarak arşivlenmesinde fayda var.
Muhasebeciler tahsilat fişleri, ödeme fişleri, çek koçanları, bildirgeler, şartnameler, alış ve satış dokümanları, kontratlar, bordrolar ve eşi dokümanlarla iş yaşamı süresince sıklıkla karşılaşırlar. Tüm bu evraklar da sunum dosyası gibi değişik evraklar ve dokümanlar ile asla karıştırılmadan ayrı olarak arşivlenmelidir. Bu dokümanların VUK ve Türk Tarih Kurumu gereğince 5 ila 10 sene arasında saklanması gerektiği de unutulmamalı. Bu sebeple dokümanlara tarih ve numara bilgisi gerekebilir.
Yazışma Dökümanları Nasıl Arşivlenmeli?
Yazışma dokümanları işyerlerinde genellikle arşivlenmesi ilgisizlik edilen dokümanlar olabiliyor. Oysa tüm yazışmaların da kesinlikle saklanması gerekir. Bu yazışmaları en kumpaslı biçimde arşivlemenin yolu numara vermekten geçer. 1’den başlayarak numaralandırma biçiminde yazışmaların arşivlenmesi ve bir de arşiv bilgi listesinin hazırlanması, gereken bir evrakın basitçe bulunmasını sağlar. Bu arşivleme çalışmasında “alınan” ve “verilen” olmak üzere yazışmalar iki kısımda değerlendirilmelidir.
İşyerlerinde yapılan iş toplanlatıları arşivlenmek ve geriye dönük araştırılmak için sunum dosyalarında saklanır. Bu dokümanlar dosya cinsine, tarihe ya da mevzu başlıklarına göre kategorilere ufalayarak saklanabilir.Ancak bu dosyaların kesinlikle klasörlenmesi gerekir. Klasör üzerine sunuma dair bilgilerin ve tarihin kesinlikle yazılması da en ehemmiyetli detay olabiliyor. Uzun bir müddet sonra geçmişte yapılan bir sunumun yine değerlendirilmesi gerekebileceği için bu lüzum gözden kaçırılmamalıdır.
Bir önceki yazımız olan Sertifikalı Seminerlerin Süreleri Ortalama Ne Kadardır ? başlıklı makalemizde sertifikalı seminer saatleri, sertifikalı seminerler ve sertifikalı seminerler ne kadar sürede biter hakkında bilgiler verilmektedir.
